第一章 总则

第一条 为使我校行政公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，根据《国家行政机关公文处理办法》和《中共河北省委高校工委公文处理办法（试行）》文件精神，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 学校行政公文，是学校行政机关实施领导、处理公务以及行政机关在行政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第五条 公文处理必须严格执行国家的保密法律、法规和有关保密规定，确保国家和学校秘密安全。

第六条 本办法适用于学校行政各职能部门和直属单位，各单位的负责人要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条 综合办公室（以下简称综合办）是学校公文处理的管理机构，主管学校公文处理工作并指导各职能部门、各专业和直属单位的公文处理工作。

综合办公室配备文秘人员，各职能部门、各专业和直属单位应配备专（兼）职人员负责本单位的公文处理工作。

第二章 公文种类

第八条 学校行政常用的公文种类有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告

适用于在一定范围内各方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和需要周知或者执行的事项，发布规章和方案措施，任免人员。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要

适用于记载、传达会议主要精神、会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条?? 学校公文一般由公文标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和发文日期等部分组成。

我校公文格式各要素的具体要求为：

（一）公文标识。我校行政公文有沧医专办字、沧医专党字和沧医专纪字3种标识：“沧医专办字”是以学校名义印发的重要公文，版头由“沧州医学高等专科学校”附带一条红色横线组成：“沧医专党字”是以学校党委名义印发的重要公文，版头由“中共沧州医学高等专科学校委员会”附带一条红色横线组成；“沧医专纪字”是以学校纪律检查委员会名义印发的重要公文，版头由“中共沧州医学高等专科学校纪律检查委员会文件”附带一条红色横线组成。

（二）签发人。上行文应当注明签发人姓名。我校公文的签发人应为学校校级领导。

（三）发文字号。由公文标识、年份、序号3部分组成，各类行政公文序号均有综合办公室统一编排，3类公文单独编排序号，置于红线之上居中。

（四）秘密等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密” 、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（五）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（六）公文标题。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）正文。正文是公文主体，文字简练，条理清晰，符合实际，准确表述发文的主要精神。

（八）附件。公文如有附件（指对正式公文具有补充、说明性的附加文字资料），应当在正文之后，成文时间之前，且注明附件顺序和名称。

（九）成文日期。会议决议应以同通过日期为成文日期，其他文件以学校领导人签发的日期为准，党政联合行文以最后签发的学校领导人的签发日期为准。成文日期一律用汉字将年、月、日标全，右空4字。

（十）印章。行文均应加盖学校公章，印章要盖在成文时间正中央，要求印章上弧不压正文，下弧压在成文时间上。学校党政联合行文，加盖党委和行政的印章；与外单位联合行文，由主办机关加盖印章。

（十一）主题词。公文应当按《国务院公文主题词表》和《高等学校档案通用主题词表》及上级机关的要求标注主题词。由类别词、类属词、文种3部分组成，置于文件末页底边，词目间留一个字的空格，主题词一般不超过5个。

（十二）公文如有附注（需要注明的其它事项），应当加括号标注于成文时间之下。

（十三）主送机关和抄送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位。抄送单位应使用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位一般按照先外后内、先大后小顺序排列。

第十条? 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订，张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定；公文文字从左至右横写、横排，每页排印22行，每行28个字，标题为2号标宋字体，文内标题为3号黑体；页边距，每页上空37mm±1mm，下空35mm±1mm，左空28mm±1mm，右空26mm±1mm。

第四章? 行文规则

第十一条? 行文应当确有必要，注重实效。

第十二条? 学校及全校各部门的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（一）学校行政可以对上对下、对内对外行文。校内各单位除校综合办公室外不得代表学校对外正式行文。

（二）行文应贯彻党政分开的原则，行政公文不得对党的组织作指示或布置任务。须党政共同负责的事项，由党政联合发文。

（三）各职能部门需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学校的名义按规程行文。

（四）学校直属单位对外行文须同时抄送学校。

第十三条? 按规定应由职能部门审批或者先行审核的请示事项，应当直接报送职能部门处理。

第十四条? 各单位向学校行政请示、报告工作的书面材料，应按程序交综合办公室登记后处理。除领导直接交办的事项外，各单位不得直接向领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十五条? “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；如需同时送其他机关，应当以抄送形式，但不得同时抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第五章? 发文办理

第十六条? 发文办理是指以学校名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、登记编号、复核、印制、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十七条? 公文拟稿

1．各类公文一般按照“谁主管、谁负责”的原则：凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿；非职能部门业务范围的综合性重要文件，由综合办组织拟稿或者由综合版办会同有关部门共同拟稿；内容涉及几个部门时，由主办部门会同有关部门协商拟稿、会稿；重要的公文，领导人和部门负责人要亲自起草或者主持起草。

2．符合国家的法律、法规及其它有关规定。

3．情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，力求简短。

3．公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4．拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

7．使用国家法定计量单位。

8．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

10．拟稿必须符合格式要求。草拟公文，应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等油性笔。一般情况下，拟稿部门应自行打印文稿后送打印稿审签。

第十八条? 公文审核。以学校行政名义印发的公文，经部门负责人审核并签名后，送综合办审核。未经部门负责人审核签字的文稿，不得由拟稿人直接交综合办，更不得越级直接送校领导签发。

审核的重点是：是否确需行文；内容是否符合有关政策规定，与其他公文有无重复或矛盾； 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行； 涉及其他部门的问题是否协商一致；行文方式是否妥当；文字表达是否准确、精确，格式是否规范；是否符合行文规则和拟稿的其他要求。

对不符合要求的文稿，属文字表达上的问题，由综合办文秘人员负责修改；属原则性问题或具体业务问题，由综合办附修改意见退回拟稿部门修改。对修改幅度较大的文稿，由拟稿部门重新誊写清楚后再报校领导审定、签发。

第十九条? 公文签发。发文必须根据职责范围由校长或主管校领导签发。以学校名义发文，由学校领导签发；需学校行政一把手签发的重要公文，必要时可请主管的副职校领导会签；签发后的公文即成定稿，并据此生效，原则上不得再作修改。若确需修改，需征得签发人同意。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。

凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度，必须注明会议名称和会议通过日期。

签发公文应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，需在公文稿纸上签署意见、姓名和日期，不得盖签字章。

第二十条? 登记编号。公文由综合办公室统一登记编号。

第二十一条? 复核、印制和校对。公文正式印制前，由综合办进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等；文件由综合办负责印刷，正式印制前，综合办文秘人员应当认真校对。

第二十二条?? 用印和发文。公文一律由综合办指定专人负责用印，印章必须清晰、端正，用印后综合办公室留存3份。公文分发由综合办负责。有密级的公文按保密有关规定分发，重要的和有办理时限的校内发文必须签收。寄往校外的公文，特别是请示、报告等必须用机要交换（市内政府部门和高校）、挂号或特快专递发出。学校向上级请示汇报工作的重要公文，由综合办负责统一报送。

第六章? 收文办理

第二十三条? 收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第二十四条? 签收、等级、拟办和批办。收到上级机关来文或外单位来文，文书人员应当及时登记编号，送本单位负责人批办后交有关方面办理。

（一）校外发至学校或各部门的公文，或参加会议带回的公文，由综合办统一负责作收文处理。文书人员签收、登记后，送综合办主任阅批，综合办主任根据文件内容和性质提出拟办意见，送校领导批示或者交有关部门办理。

（二）需要办理的公文，主办部门（或承办人）应及时办理和答复，不得延误、推诿；需要复文的，按发文规定程序办理；紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者本单位不宜办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

（三）公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关或者主要负责人协调或裁定。

（四）属阅知性文件，各有关单位负责人阅文后应签名并注明日期；属阅办性文件，各有关单位负责人应认真按公文要求和领导批示办理，并注明办理情况，及时反馈回综合办。

（五）公文的转呈、转送均由文书人员进行，领导之间、各部门之间及领导与部门之间，一般不直接转送公文。

（六）收文的原件（包括附件）应始终保持完整。领导在阅文时，以及各部门在承办、阅办文件时，不应在原文上签注意见。

（七）各部门要根据收文的秘级和阅知范围做好保密和安全工作。

第二十五条? 催办。送领导人批示或者交有关单位办理的公文，文书人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十六条? 公文归档。公文办理完毕后，应根据档案管理办法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。个人不得保存应当归档的公文。按学校有关规定在规定时间，将上年度立卷的公文，向档案室移交。

第二十七条? 翻印。上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经学校领导或校行政办主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印单位、日期、份数和印发范围。公文复制件作为正式文件使用时，须加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第二十八条? 公文撤销和废止。公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十九条? 公文销毁。公文原件和复印件均不能随意丢弃，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经各单位负责人批准，可以销毁，其中有密级的公文由综合办统一销毁。销毁秘密公文和内部文件由综合办统一组织。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第三十条? 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章? 附 则

第三十一条? 本办法由综合办公室负责解释。

第三十二条? 本办法自发布之日起施行。学校原有相关规定同时废止。