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关于印发《档案管理办法》的通知

【来源:关于印发《档案管理办法》的通知 | 发布日期:2017-11-29 】

各部门:

《沧州医学高等专科学校档案管理办法》已经2017年11月16日校长办公会研究通过,现正式印发,请抓好贯彻落实。

2017年11月22日

沧州医学高等专科学校

档案管理办法

第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》,结合学校的实际情况,制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、医疗、党政管理及其他各项活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件资料。

第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。档案工作应纳入有关人员的职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第四条 学校档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第五条 全校教职工有保护档案并利用开放档案的权利和义务。

第二章 机构设置

第六条 学校设立综合档案室,是学校档案工作的职能管理部门,负责全校综合档案的永久保存和提供利用。情况特殊的部门,经学校领导批准后,可设立档案分室,但必须配专人,实行统一管理分级保管。

第七条 综合档案室的基本任务:

1.贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规,规划全校档案工作。

2.制订本校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。

3.负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

4.开展档案的开发和利用工作。

5.参加信息工作整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。

6.参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

7.培训全校专(兼)职档案工作人员。

8.开展档案法规宣传教育活动。

9.完成学校领导交办的其他任务。

第八条 学校档案工作由一名校领导分管,并主动接受上级部门的指导、监督与检查。

第四章 人员配备与管理

第九条 学校各处室、系(部)必须明确一名负责人分管本部门的档案工作,并配备1~2名专(兼)职档案员,负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作。

第十条 档案员应具有本科及以上学历,具备一定专业知识,能够认真执行党和国家的路线方针、政策,热爱档案工作,忠于职守,严守机密。

第十一条 档案工作人员(包括专、兼职档案工作人员)属档案专业技术人员,按规定实行专业技术职务聘任制,各部门要加强对档案干部的教育、培养和考核,档案干部应保持相对稳定,除特殊情况一般不调离档案部门。非档案工作人员不得参加档案专业技术职务的评聘。

第五章 经费、用房、设备

第十二条 学校档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,统筹解决。

第十三条 学校为综合档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房,库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十四条 学校根据工作需要,有计划地为综合档案室添置必要的档案存储和所需的设备,逐步实现档案管理的现代化。

第六章 收集与归档

第十五条 学校档案收集的范围是党群、行政、教学、科研、科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会9类文件材料(学校各部门材料归档范围见附件),及反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料等。

第十六条 各部门对应当归档的各类材料整理、立卷,按要求及时向综合档案室移交,任何部门或个人不得以任何理由不交,更不得据为己有。

第十七条 归档的文件材料应质地优良,格式统一,手稿字迹工整,使用规范书写材料,图像清晰(配有文字材料)。

第十八条 归档时间:党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前归档,教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档,科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后,两个月内归档。财会档案、职工死亡档案的归档时间按有关文件执行。

第十九条 接收档案必须履行手续,填写移交清册,经档案工作人员验收后,方能办理交接手续。

第七章 管理与利用

第二十条 综合档案室应当建立健全各项规章制度,按规定接收、整理、保管和提供利用档案。

第二十一条 综合档案室应认真做好档案的鉴定工作,对保存期已到的档案,要组织有关部门进行鉴定,凡需要销毁的档案,经鉴定后,必须登记造册,报分管校领导审批,任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第二十二条 综合档案室应做好档案的统计工作,确定专人负责统计。掌握档案的收集、整理、利用、销毁和馆内各种情况数据,按上级主管部门和学校的要求及时报送各种报表,并进行定期的综合或专项统计分析。

第二十三条 档案室应做好档案的安全保密工作,凡涉及到学校机密和专利的档案,不得对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经分管校领导批准后,按规定办理借查阅手续。

第二十四条 综合档案室对开放的档案应认真审查内容,报分管校领导批准后,对外开放。未经同意,任何组织和个人无权公布。

第二十五条 凡利用学校馆藏档案,均应填写档案借(查)阅登记簿。

第二十六条 有下列行为之一者,根据情节轻重,给予相关责任人行政处分;情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任:

1.损毁、丢失档案的;

2.将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有,不按规定或不按期移交档案的;

3.涂改、伪造档案的;

4.擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;

5.倒卖、出卖档案的;

6.携带禁止出境的档案及其复制件出境的;

7.档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

第九章 附 则

第二十七条 本办法由学校综合档案室负责解释。

第二十八条 本办法自2017年12月15日起执行。

附件:各部门文书档案归档范围